Ini Syarat Mengakses Arsip di LKD Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Bontang
Ini syarat mengakses arsip di LKD Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Bontang. Layanan peminjaman arsip merupakan program yang telah DPK siapkan guna membantu kebutuhan referensi masyarakat.
Akurasi.id, Bontang – Salah Satu pengelolaan arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Bontang adalah memberikan akses arsip ke masyarakat Kota Taman.
Kepala DPK Bontang Retno Febriaryanti, melalui Kepala bidang (Kabid) Kearsipan DPK Bontang Nurbaena menuturkan, layanan peminjaman arsip merupakan program yang telah pihaknya siapkan guna membantu kebutuhan referensi masyarakat.
“Masyarakat diberikan kesempatan untuk meminjam arsip yang dibutuhkan. Meskipun begitu, tidak semua arsip boleh dipinjamkan atau dipublikasikan,” jelas perempuan yang juga sebagai Plt Sekretaris DPK Bontang saat ditemui media ini, Kamis (22/7/2021).
Lanjut dia, hal ini mengacu pada Peraturan Wali Kota Bontang Nomor 37 Tahun 2019 Tentang Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. Dia juga menjelaskan syarat bagi masyarakat jika ingin meminjam arsip yang ada. Pertama, setiap pengguna mesti menyiapkan data pribadi dan permohonan beserta alasan peminjaman dokumen.
Kemudian, persyaratan itu diserahkan kepada petugas dan pengguna wajib mengisi buku tamu yang sudah tersedia. Setiap pengguna akan diminta menunggu sembari petugas mencarikan arsip yang dibutuhkan.
“Untuk masyarakat yang ingin mengakses arsip yang ada di LKD, silakan datang ke DPK membawa persyaratan yang ditentukan nanti akan dilayani petugas kami, setelah itu akan dikabari arsip tersebut tersedia atau tidak dalam daftar arsip kami,” ujarnya.
Selain memberikan layanan akses dengan sistem baca di tempat, LKD juga memberikan layanan penggandaan. Layanan ini dimaksudkan jika pengguna memerlukan salinan terhadap arsip yang dibutuhkan.
“Setiap salinan arsip yang akan diberikan kepada pengguna harus terlebih dahulu mendapat izin dari pejabat terkait DPK Bontang. Salinan arsip yang sudah mendapatkan izin, kemudian diserahkan petugas kepada pengguna. Untuk penyerahan salinan harus disertai dengan penandatanganan tanda terima,” tegasnya.
Arsip juga memiliki karakteristik autentik, legal, unik, dan terpercaya. Oleh karena itu, arsip merupakan sumber informasi yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan karakteristik yang melekat pada arsip. Maka tidaklah salah jika arsip dikatakan memiliki peranan yang sangat penting bahkan vital dalam aspek kehidupan perorangan, organisasi, maupun dalam kehidupan berbangsa dan bernegara.
“Arsip memiliki karakteristik autentik, legal, unik dan terpercaya, semoga ini bisa dijaga oleh semua staf kami,” pungkasnya. (*)
Penulis: Rezki Jaya
Editor: Redaksi
