Melihat Prosedur Pengelolaan Arsip di Ruang Depot Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Bontang
Melihat prosedur pengelolaan arsip di ruang depot Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Bontang. Kearsipan adalah upaya yang berkaitan dengan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan serta penggunaan arsip statis.
Akurasi.id, Bontang – Salah satu upaya yang diamanatkan oleh Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah upaya yang berkaitan dengan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan serta penggunaan arsip statis. Hal ini pun dilakukan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Bontang yang juga selaku Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).
Arsip statis sendiri merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Kepala DPK Bontang, Retno Febriaryanti melalui Kepala Seksi (Kasi) Pengolahan dan Pelayanan Arsip, Eviyanti menjelaskan arsip statis merupakan khasanah bangsa yang menjadi bukti rekaman sejarah perjalanan Bangsa Indonesia.
“Untuk melakukan pengelolaan arsip kami di LKD yakni di depot arsip, sudah ada arsip statis yang dikirim dari record center teman-teman di OPD,” ucap Eviyanti saat ditemui media ini di ruangannya, Rabu (4/8/2021).
Perempuan yang akrab disapa Evi itu menjelaskan, sebelum dikelola di dalam depot arsip, OPD-OPD, BUMD, organisasi masyarakat, tokoh masyarakat atau instansi yang ada di Kota Taman harus melakukan akuisisi atau penyerahan arsip ke LKD yang usianya di atas 10 tahun terlebih dahulu.
“Kalau rentan masih di bawah 10 tahun, yang mengelola OPD atau instansi terkait di ruang record centernya masing-masing. Lebih dari itu sudah masuk wewenang dari LKD yang harus melakukan pengelolaan di ruang depot arsip,” beber Evi.
Setelah dilakukannya akuisisi, Box yang berisi arsip dari instansi tersebut disimpan di ruang transit terlebih dahulu. Kemudian, melakukan penyemprotan terlebih dahulu agar steril. Setelah itu melakukan pemilahan dan pemberkasan.
“Setelah semua prosedur tersebut selesai, kemudian arsip statis yang usianya di atas 10 tahun itu bisa disimpan di ruang depot. Tujuannya agar OPD atau masyarakat bisa mengakses untuk dijadikan sumber informasi ataupun referensi. Tentu dengan syarat-syarat tertentu,” tuturnya. (*)
Penulis: Rezki Jaya
Editor: Redaksi
