Mengenal Pengelolaan Arsip Statis di LKD Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Bontang
Mengenal pengelolaan arsip statis di LKD Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Bontang. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan dipermanenkan.
Akurasi.id, Bontang – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Bontang memiliki 4 macam pengelolaan arsip statis yang dikelola oleh Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Bontang.
Kepala DPK Bontang Retno Febriaryanti melalui Kepala Bidang (Kabid) Kearsipan, Nurbaena menjelaskan, pengelolaan arsip adalah proses pembuatan sarana bantu penemuan kembali arsip statis berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku.
“Ada 4 jenis pengelolaan arsip yang ada di DPK Bontang selaku LKD, yakni akuisisi arsip, pengelolaan arsip, preservasi arsip, dan akses arsip,” ucap Nurbaena saat ditemui di ruangannya, Rabu (21/7/2021).
Perempuan yang juga merupakan Plt Sekretaris DPK Bontang itu membeberkan, yang dimaksud akuisisi arsip sendiri merupakan proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan daerah.
“Selaku Organisasi Perangkat Daerah (OPD) memberikan arsipnya selaku pembuat arsip dan LKD,” ucapnya. Lanjutnya, untuk pengelolaan arsip merupakan kegiatan menata informasi arsip statis, menata fisik arsip statis dan penyusunan sarana temu arsip statis. Tujuannya agar mudah ditemukan arsip statis tersebut jika ingin digunakan.
“Dengan dikelolanya arsip dengan baik, tentu temu balik arsip akan sangat mudah,” ungkapnya. Selain itu, ada juga preservasi arsip atau kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya. Karena tidak semua orang atau masyarakat dapat mengakses arsip.
“Tentu keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip adalah tanggung jawab kami di LKD,” bebernya. Kemudian akses arsip, yakni kegiatan berinteraksi dengan arsip dengan menyajikan arsip statis menjadi sebuah informasi yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat. Tentu dengan penjagaan oleh pengurus arsip di LKD.
“Ada beberapa arsip yang tidak bisa diakses ada yang bisa. Untuk alur mengakses arsip Perwali Nomor 37 Tahun 2019 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Daerah,” pungkasnya.
Diketahui, arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan. (*)
Penulis: Rezki Jaya
Editor: Redaksi
