Begini peran dan fungsi kearsipan DPK Bontang. Tujuannya menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Akurasi.id, Bontang – Kearsipan memiliki tujuan menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan.
Hal ini dijelaskan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Bontang Retno Febriaryanti melalui Kepala Bidang (Kabid) Kearsipan Nurbaena. Dia menyebutkan kearsipan juga mempunyai tujuan menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. Kemudian menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang handal dan pemanfaatan yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
“Selain itu menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Lalu mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang terpadu,” jelas Nurbaena kepada Akurasi.id.
Dia juga menjelaskan, tujuan kearsipan yakni menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertanahan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa. Selain itu juga meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Selain dari itu, Nurbaena juga menjelaskan fungsi dari arsip antara lain untuk mendukung proses pengembalian keputusan dan perencanaan, mendukung pengawasan, sebagai alat bukti dan pusat ingatan.
“Sementara untuk peran arsip sebagai pusat informasi, sumber dokumentasi, dan bukti resmi,” bebernya.
[irp]
Lanjutnya, untuk media arsip yakni tekstual atau kertas yang biasa berbentuk surat, laporan, dan nota. Kemudian ada kartografi yang contohnya dalam bentuk peta, chart, desain bangunan.
Selain itu ada dalam bentuk audio atau rekaman suara biasa dalam bentuk kaset atau CD. Kemudian audio visual seperti film atau DVD.
“Untuk produk IT contoh dalam bentuk disket, flashdisk. Sementara untuk digital berupa e-mail dan arsip yang tercipta dalam aplikasi komputer,” ungkapnya.
Diketahui, Dasar Hukum Kearsipan adalah UU Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
Selain itu ada Peraturan Wali Kota (Perwali) Bontang Nomor 4 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota Bontang, Perwali Bontang Nomor 17 Tahun 2017 tentang Pedoman Tata Kearsipan.
[irp]
Perwali Bontang Nomor 8 Tahun 2018 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif dilingkungan Pemerintah Daerah. Perwali Bontang Nomor 23 Tahun 2018 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Pemerintah Daerah. Serta Perwali Bontang Nomor 37 Tahun 2019 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Daerah. (*)
Penulis: Rezki Jaya
Editor: Suci Surya Dewi
