Ini Alur Akuisisi Arsip Stasis dari OPD ke DPK Bontang
Ini alur akuisisi arsip stasis dari OPD ke DPK Bontang. Akuisisi arsip dilakukan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada LKD.
Akurasi.id, Bontang – Salah satu pengelolaan arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Bontang adalah akuisisi arsip atau proses penambahan khasanah arsip statis pada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).
Kepala DPK Bontang Retno Febriaryanti melalui Kepala Bidang (Kabid) Kearsipan, Nurbaena menjelaskan akuisisi arsip dilakukan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada LKD.
“Akuisisi dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) menyerahkan arsip statis permanen yang berusia 10 tahun ke atas, di serahkan ke LKD,” ucap perempuan yang juga PLT Sekretaris DPK Bontang saat ditemui media ini di kantornya, Kamis (22/7/2021).
Adapun proses atau alur akuisisi arsip, yakni OPD bersangkutan mengajukan surat akuisisi ke DPK. Setelah itu, DPK selaku LKD menindaklanjuti dengan menyurvei langsung. “Kami pastikan dulu apakah arsip tersebut sudah bisa diserahkan atau belum ke LKD agar bisa lanjut ke tahap selanjutnya,” terangnya.
Selanjutnya setelah menindaklanjuti arsip tersebut, pihaknya melakukan penarikan arsip pada OPD yang bersangkutan untuk selanjutnya dibawa ke DPK. Setelah itu memisahkan berkas yang berkategori arsip dan non arsip.
“Nanti tim dari arsiparis DPK yang memilah apakah berkas tersebut termasuk arsip apa bukan,” jelasnya. Setelah pemilahan selesai, selanjutnya melakukan pengelompokan arsip dengan menggunakan klasifikasi arsip. hal tersebut bertujuan untuk mempermudah nanti pada saat mencari arsipnya.
“Agar temu balik arsipnya lebih mudah dan tidak memakan waktu yang lama,” bebernya. Lanjut Nurbaena, setelah selesai mengelompokkan arsip, selanjutnya pihak LKD membuat database arsip yang telah diklasifikasi tersebut. Pendataannya bisa lebih mudah ke depan.
“Arsip ini akan sangat penting jika dibutuhkan, jadi pengelolaannya harus baik,” ucap Nurbaena. Setelah semua proses sudah selesai, langkah terakhir yakni penyimpanan berkas dalam boks arsip dan disimpan di lemari arsip atau roll o’pact agar dapat tersusun dengan rapi di ruang Record Center.
“Tata arsip yang baik itu mencerminkan kita sadar akan sejarah,” pungkasnya. (*)
Penulis: Rezki Jaya
Editor: Redaksi
