Mengenal pedoman pelayanan arsip di Bidang Kearsipan DPK Bontang. Bahan pelayanan maupun khazanah arsip di DPK dapat dipergunakan untuk kepentingan Pemerintah Kota (Pemkot) Bontang.
Akurasi.id, Bontang – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Bontang memiliki pedoman dalam pelayanan arsip yang merupakan kegiatan memberikan informasi tentang khasanah dan isi dari arsip yang dimiliki DPK Bontang, serta menyajikan fisik arsip kepada pengguna.
Kepala DPK Bontang, Retno Febriaryanti menjelaskan terdapat dua asas pelayanan arsip yakni satu pintu dan optimalisasi.
Untuk asas satu pintu lanjut Retno, semua permintaan layanan peminjaman arsip dan layanan jasa kearsipan dilaksanakan oleh Bidang Kearsipan, khususnya seksi pengolahan dan pelayanan arsip.
“Asas satu pintu dimaksudkan agar memberikan kemudahan bagi pengguna arsip untuk mencari informasi, hilangnya arsip akan dapat dihindarkan, pengguna arsip di ruang baca dapat dipantau dengan mudah, dan mengetahui jumlah arsip yang dipinjam dan pengembaliannya,” jelas Retno saat ditemui Akurasi.id, Jumat (11/6/2021).
Sementara untuk asas optimalisasi yaitu pelaksanaan pelayanan harus dapat mengoptimalkan fungsi seksi dalam memberikan tugas pelayanan dan bidang yang mendukung pemberian pelayanan arsip.
Kemudian, Retno juga menjelaskan, DPK mempunyai ketentuan dalam penggunaan arsip. Sebelum itu, bahan pelayanan adalah arsip serta segala referensi yang tersimpan dan berada dalam tanggung jawab DPK Bontang.
[irp]
Lanjutnya, bahan pelayanan maupun khazanah arsip di DPK dapat dipergunakan untuk kepentingan Pemerintah Kota (Pemkot) Bontang, lembaga pencipta arsip, penelitian maupun masyarakat, baik dari dalam maupun luar negeri.
Kemudian, Arsip yang tersimpan menjadi tanggung jawab DPK Bontang yakni Arsip Inaktif retensinya lebih dari 10 tahun yang berasal dari lembaga dinas, badan serta bagian Pemkot Bontang. Sementara untuk Arsip Statis yang berasal dari lembaga dinas, badan, organisasi swasta maupun perorangan wilayah di Pemkot yang telah diserahkan ke DPK Bontang.
“Layanan Arsip Dinamis Inaktif di DPK mengacu pada Peraturan Wali Kota (Perwali) Bontang Nomor 37 Tahun 2019 Tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis,” ungkapnya.
Lanjut Retno, untuk Arsip Statis di DPK Bontang bersifat terbuka untuk umum, kecuali untuk arsip-arsip yang dinyatakan tertutup dan karena pertimbangan khusus penggunaannya perlu izin dari Wali Kota atau pejabat yang ditunjuk.
[irp]
“Seperti informasi yang menyangkut masalah pertanahan, SARA, perorangan, wilayah perbatasan, pertahanan dan keamanan, serta bahan pembuktian dalam proses hukum,” bebernya.
Dan untuk arsip yang kondisinya rusak atau rapuh tidak dapat dipinjamkan kecuali yang telah dialihmediakan.
Untuk arsip statis tidak dapat diakses apabila atas permintaan penyerah arsip, bahwa dalam waktu tertentu arsip baru dapat dibuka oleh umum. Koleksi arsip belum ada alat bantu temu balik arsip. Dan alat bantu temu balik arsip masih dalam tahap revisi.
“Itulah ketentuan dalam penggunaan arsip yang berlaku di Bidang Kearsipan DPK Bontang,” tutupnya. (*)
Penulis: Rezki Jaya
Editor: Rachman
