DPK lakukan monev di 6 OPD Bontang, sebagai binaan kearsipan. sebelum melakukan monev, pihaknya melakukan audit terlebih dahulu.
Akurasi.id, Bontang – Dalam upaya memonitor arsip laporan seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Bontang, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Bontang melakukan Monitoring Evaluasi (Monev).
Kepala DPK Bontang, Retno Febriaryanti melalui Kepala Bidang (Kabid) Kearsipan Nurbaena menjelaskan, monev ini bertujuan untuk memastikan laporan OPD terkait dengan pengelolaan kearsipan.
Kali ini, DPK mendatangi Badan Kesatuan Bangsa dan Politik (Kesbanpol) untuk memberikan binaan agar dapat mengarsipkan berkasnya dengan baik dan benar.
“Monev di tahun 2021 ini dilakukan di 6 OPD, mulai dari Dinas Pendidikan dan Kebudayaan, Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah (BKPPD), Sekretariat DPRD, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil), Sekretariat Daerah dan Kesbangpol,” ucap Nurbaena, Rabu (24/3/2021).
Dia juga menjelaskan, sebelum melakukan monev, pihaknya melakukan audit terlebih dahulu, yakni memberikan pengawasan terkait tata kelola kearsipan, apakah sudah sesuai dengan persyaratan, SDM, sarana dan prasarananya.
“Kami periksa terkait dengan pelaksanaan tata naskah dinasnya, klasifikasinya, SKKAD-nya, CRA-nya, bagaimana pelaksanaannya oleh OPD, jadi kami mengevaluasi kembali, semisal apakah rekomendasi audit sudah dilaksanakan oleh OPD, apakah sudah ditindaklanjuti,” ungkap Nurbaena.
[irp]
Dia melanjutkan, klasifikasi akan kurang jika belum sesuai dilaksanakan. Untuk itu, surat masuk dan surat keluar dengan kode klasifikasi.
“Apakah sudah ditindaklanjuti rekomendasi yang tertuang dalam audit tersebut? Nah, di dalam monev ini bisa kami lihat OPD terkait sudah melakukan dan sudah menindaklanjuti apa yang sudah direkomendasikan di dalam audit sebelumnya,” katanya.
Tujuannya diadakan monev ini tak lain untuk melihat sejauh mana OPD terkait melaksanakan tata kelola arsip dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah kearsipan, sesuai dengan peraturan perundang-undang terkait dengan tata kelola arsip.
Tentu dengan harapannya agar seluruh OPD di Kota Bontang khususnya dapat melalukan tata kelola arsip dengan baik dan benar, dengan demikian temu balik arsip bisa dilakukan dengan cepat dan tepat.
“Karena mencari arsip di tumpukan yang tidak tertata dengan benar, memerlukan waktu, kalau arsip sudah dikelola dan ditata dengan baik dan benar, sudah mempunyai daftar arsip, maka pengguna arsip baik di dalam internal maupun eksternal OPD yang memerlukan arsip, maka dengan mudah untuk temu balik arsip tersebut,” pungkasnya. (*)
Penulis: Rezki Jaya
Editor: Rachman Wahid
