DPK Bontang Gelar Sosialisasi Penyusunan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah dan Swasta

Akurasi.id, Bontang – Arsip itu diam, tapi tegas dalam diamnya. Arsip itu bisu, tapi lantang bicaranya. Arsip itu lugu, tapi kuat argumentasinya.

Begitulah kalimat pembuka yang dibacakan Retno Febriyanti, Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Bontang, Rabu (11/3/20). Kegiatan tersebut dilaksanakan di Auditorium Taman 3D, Jalan Awang Long, Kelurahan Bontang Baru, Kecamatan Bontang Utara.

baca juga: Perpustakaan Diserbu Puluhan ‘Tentara’, Kenalkan Dunia Literasi Sejak Dini

Mewakilli Plt Kepala DPK Bontang, Retno membacakan laporan di hadapan peserta Sosialisasi Penyusunan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah dan Swasta berdasarkan Peraturan Wali Kota (Perwali) Bontang Nomor 37 Tahun 2019.

Bertemakan ‘Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) di Lingkungan Pemerintah Daerah’, peserta sosialisasi ini diikuti sekira 90 orang dari organisasi perangkat daerah (OPD), 3 Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), dan 15 kelurahan di Bontang.

Retno mengatakan tujuan diselenggarakannya pembinaan kearsipan untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia (SDM) dan pengetahuan aparatur di bidang kearsipan. Agar tata kelola kearsipan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Selain itu, mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dan bersih serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.

“Diharapkan OPD dapat bekerja sama, berkoordinasi yang solid, terukur dan terarah dalam kepedulian terhadap arti penting arsip,” ucapnya.

Sosialisasi yang dmulai pukul 08. 30 Wita ini dihadiri Wali Kota Bontang yang diwakili Asisten Perekonomian dan Pembangunan Zulkifli. Dalam sambutannya dia menuturkan sosialisasi dalam bidang tata kelola arsip dapat memberikan panduan bagi pembuat arsip.

Dalam rangka melindungi fisik, lanjutnya, informasi dan menjamin keamanan arsip dari penyalahgunaan oleh pihak yang tidak berhak. Selain itu untuk menyediakan informasi arsip yang dikategorikan terbuka serta dapat diakses bagi kepentingan publik.

“Diharapkan adanya kesadaran pentingnya akses arsip dinamis yang dapat dipergunakan sebagai pedoman bagi pencipta arsip,” kata Zulkifli  sekaligus membuka acara secara resmi.

Sosialisasi ini diisi beragam pemaparan materi. Di antaranya tentang kebijakan dan teknis SKKAAD fasilitatif yang dibawakan Risnawati yang merupakan Arsiparis Ahli Muda DPK Kaltim. Lalu materi tentang teknis SKKAAD Substantif dibawakan Sutrimo yang juga Arsiparis Ahli Muda DPK Kaltim.

Dalam materinya, Risnawati menyebutkan 4 pilar kearsipan. Di antaranya tata naskah dinas, kode klasifikasi, sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinais, dan jadwal retensi arsip. Bahkan dia menjelaskan profesi sebagai arsiparis hal yang mudah dijalani.

Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis juga diatur dalam undang-undang (UU) nomor 43 tahun 2009. Salah satunya, pada pasal 82 disebut setiap orang yang dengan sengaja menyediakan arsip dimanis kepada pengguna arsip yang tidak berhak dipidana penjara paling lama 3 tahun atau denda paling banyak Rp 125 juta.

“Jangankan bapak ibu memberi copy arsip kepada orang yang tidak berhak, memperlihatkan saja bisa dituntut. Jadi hati-hati,” ucapnya. (*)

Penulis/Editor: Suci Surya Dewi