Jadi bank arsip, begini klasifikasi Kearsipan DPK Bontang yang terbagi menjadi beberapa jenis. Tujuan penyimpanan arsip dianggap penting yang wajib dijaga dan dikelola dengan baik.
Akurasi.id, Bontang – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Bontang memiliki dua bidang. Salah satunya bagian kearsipan yang tugasnya mengelola kearsipan yang diterima dari berbagai instansi di Kota Taman –sebutan Bontang-.
Kepala DPK Bontang Retno Febriaryanti melalui Kepala Bidang (Kabid) Kearsipan Nurbaena menjelaskan, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
“Arsip itu yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat, serta perorangan dalam pelaksanaan kehidupan masyarakat, bangsa dan negara,” jelas Nurbaena saat ditemui Akurasi.id, Kamis (3/6/2021).
Dijelaskannya, arsip terbagi beberapa bentuk. Seperti arsip dinamis yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Lalu arsip aktif yang frekuensi penggunaannya tinggi atau terus menerus dan arsip in-aktif yang frekuensinya telah menurun.
Selain itu ada juga arsip vital yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak berganti apabila rusat atau hilang.
Nurbaena juga menjelaskan arsip statis yakni memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya serta berketerangan dipermanenkan sesuai jadwal retensi arsip. Sementara arsip terjaga merupakan arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
[irp]
“Semua arsip tadi penting dan harus dijaga dan dikelola dengan baik,” bebernya.
Selain jenis arsip, Nurbaena juga menyebutkan beberapa unsur atau pihak yang bertanggung jawab atas arsip tersebut. Antara lain pencipta arsip yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
Selain itu ada unit pengelola yang merupakan satuan kerja pada pencipta arsip.Tugas dan tanggung jawabnya mengelola semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
“Untuk unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang memiliki tugas serta tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan,” jelasnya.
Sementara untuk pengelola arsip statis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akusisi, pengelolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
Untuk pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan serta penyusutan arsip.
Selain itu, ada juga yang disebut Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang merupakan daftar berisi kekurangan jangka waktu penyimpanan arsip atau retensi, jenis arsip, dan berketerangan yang berisi rekomedasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnakan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang berguna sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
[irp]
Daftar Pencarian Arsip (DPA) adalah berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publlik.
“Penting untuk diketahui bersama mengetahui macam-macam serta peran dalam mengelola kearsipan,” pungkasnya. (*)
Penulis: Rezki Jaya
Editor: Suci Surya Dewi
