Perbaiki penataan arsip inaktif di OPD dengan layanan pendampingan LKD DPK Bontang. Layanan ini bertujuan agar OPD yang sebelumnya kurang matang dalam menata arsip inaktif menjadi terbina oleh LKD untuk memperbaiki pengelolaan tersebut.
Akurasi.id, Bontang – Guna perbaiki penataan arsip inaktif di Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Kota Bontang, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) yang juga sebagai Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) siap memberikan pelayanan pendampingan.
Kepala DPK Bontang melalui Kepala Seksi (Kasi) Pengolahan dan Pelayanan Arsip, Eviyanti menjelaskan layanan ini bertujuan agar OPD yang sebelumnya kurang matang dalam menata arsip inaktif menjadi terbina oleh LKD untuk memperbaiki pengelolaan tersebut.
“Masih banyak OPD yang belum paham menata arsip inaktif di ruang record centernya masing-masing. Dengan adanya pendampingan dari kami, setidaknya dapat membatu mereka. Agar kelihatan before dan afternya,” jelas Eviyanti saat ditemui Akurasi.id di ruangannya, Selasa (10/8/2021).
Perempuan yang akrab disapa Evi itu memaparkan untuk prosedur pendampingan, OPD dapat mengirim surat permohonan. Setelah itu pihaknya akan menindaklanjuti surat tersebut.
“Artinya kami memeriksa langsung ke OPD yang bersangkutan untuk melakukan survei. Yakni mengambil beberapa gambar untuk kami jadikan pedoman sebelum diadakan pembinaan dari tim LKD,” bebernya.
Dia menjelaskan untuk pendampingan itu, pihaknya lebih berfokus pada unit kearsipan yang tugasnya menata serta mengelola arsip inaktif diruang record center.
[irp]
“Untuk OPD, pengelolaan arsip in aktifnya di record center. Jika umurnya sudah 10 tahun lebih dan menjadi arsip permanen atau statis. Baru diserahkan ke LKD untuk ditata di ruang depot arsip,” tuturnya.
Lanjut Evi, selama pandemi Covid-19 ada di Kota Taman dari tahun 2020. Pihaknya mengubah sistem pendampingan yakni dengan mengurangi waktu kunjungan. Dan lebih pada pertemuan melalui daring atau via video call.
“Selama pandemi kami ubah sistemnya dengan mengurangi jumlah kunjungan yang sebelumnya 2 bulan menjadi 2 hingga 3 hari untuk berbagi ilmu,” jelasnya.
Lanjut Evi, selain berbagi ilmu, pihaknya juga memberikan formulir berisi format-format pengelolaan arsip untuk OPD isi dan tiru. Sisanya melakukan pendampingan via daring. Kemudian beberapa bulan ke depan, KLD melakukan monitoring dan evaluasi (monev) untuk melihat perkembangan sesudah diberikan pendampingan.
[irp]
“Walaupun tidak terlalu maksimal hasilnya karena di batasi selama pandemi, tetapi kami tetap bisa melayani OPD. Semoga dengan adanya bimbingan penataan arsip in aktif. Ke depan pengelolaan arsip bisa lebih baik lagi,” tukasnya. (*)
Penulis: Rezki Jaya
Editor: Redaksi
